Autor: Luis Felipe Borges Pérez. Consultor Empresarial. Certificado en Planes y Modelos de Negocios.
En nuestra vida cotidiana y en especial durante nuestra actividad laboral surgen diferentes problemas que ameritan nuestra atención y prioridad. Normalmente; los Grandes Problemas o Desafíos lo dejamos para después, bien sea por su grado de dificultad o porque la rutina operacional no nos lo permite. Lo cierto es que esa demora, puede dejar escapar una gran oportunidad.
Por tal motivo; leyendo la metodología de Design Sprint (Jake Knapp, 2016)se me ocurrió extraer ciertos pasos que podría ayudar al Emprendedor o Empresario a resolver estos eventos en poco tiempo y mejor aún; involucrar a personas de la organización (trabajo en equipo) que contribuirían a idear soluciones innovadoras y comprometidas al logro de su ejecución.
Antes de entrar en detalles con los pasos, se debe tener presente las siguientes consideraciones:
Utilice este procedimiento, sobre la base de la metodología Design Sprint, cuando:
· Una organización necesite responder “Preguntas Críticas” del Negocio.
· Un proyecto está atascado.
· Los “Grandes Problemas” no tiene una solución obvia.
PASOS:
Nota: La mayoría de las siguientes imágenes que se mostrarán a continuación, provienen del libro “El método para resolver problemas y testar nuevas ideas en solo cinco días” de Jake Knapp con John Zeratsky y Braden Kowitz de Google Ventures. https://goo.gl/PZuZyX
1. Defina el Problema.
a) Enmarcar el problema como una “Pregunta de Diseño”.
Utilice verbos que indiquen acción, tales como: “Crear”, “Definir”, “Adaptar” etc.; o mediante oraciones en forma de pregunta que empiecen con “How might we?”(¿Cómo podríamos …?).
b) Fortalezca el planteamiento del problema con las siguientes preguntas
¿Cuál es el impacto que ud. estás tratando de obtener?
¿Cuáles son las posibles soluciones para su problema?
Finalmente escriba algo del contexto y las restricciones que estás enfrentando.
2. Dibuje un Mapa del Problema.
3. Conforme un Equipo Multidisciplinario. Seleccione un “Decisor”.
Debe estar integrado de 3 a 7 personas, donde una de ellas debe ser el “Decisor”, persona con poder de decisión y delegación para asignar recurso. Puede ser ud. mismo u otra persona con tal responsabilidad.
4. Reúna el Equipo y Pregunte “¿Cómo podríamos …?”
a) Alinear el equipo hacia una comprensión común del problema, acordar el proceso / estrategia para llegar a una solución.
b) Dibuje el mapa en una pizarra o hoja de rotafolio.
c) Presente el mapa al Equipo.
d) Agregue, elimine o modifique cualquier elemento que el equipo considere conveniente.
e) Identifiquen todos los posibles puntos de falla en el mapa. siguiendo los siguientes pasos:
Entregue a los integrantes del equipo un taco con notas adhesivas (Post-it).
En cada nota adhesiva, escribir en la esquina superior izquierda las siglas “HMW” o “CP”, “Como podemos …”.
A medida que va explicando el mapa, sí los miembros del equipo tienen alguna pregunta, que la escriban en silencio, transformándola en “HMW” o” CP”. Una por cada nota adhesiva, separándose del taco y colocándola a un lado.
¿Por qué utilizar la pregunta comenzando con “HMW” o “CP”?
Convertir un problema en una pregunta “¿Cómo podemos …?” lo transforma en un desafío interesante, haciendo que su resolución sea más agradable.
Ejemplo: un problema de “Sitio web se bloquea por demasiado tráfico” se convierte en “¿Cómo podemos evitar que el sitio se cuelgue cuando el tráfico es alto?”
“Cuando lo intentamos, llegamos a apreciar cómo el fraseo abierto y optimista nos obligaba a buscar oportunidades y desafíos, en lugar de quedar atrapados por problemas o, casi peor, saltar a soluciones demasiado pronto. Y debido a que cada pregunta comparte el mismo formato, es posible leer, comprender y evaluar toda una pared llena de estas notas a la vez “. — Sprint book.
5. Reúna todas las preguntas y vote por puntos.
a) Cada miembro del Equipo lee la pregunta y las coloca en la pared.
b) Agrupe todas las notas que tengan relación y etiquételas con un tema específico. Si mucha de ellas no tiene afinidad alinéelas bajo el título “Misceláneos”.
c) Entregue a cada miembro del equipo una colección igual de “pegatinas de puntos” para que vote por la pregunta de su preferencia.
¿POR QUÉ? … Cuando cada persona vota con puntos, surgen patrones visuales. Cuando se colocan todos los puntos (5 por persona) en la pared que contiene varias opciones, surgen los problemas importantes. La votación por puntos es una excelente manera de limitar la discusión interminable y descubrir los principales problemas en menos tiempo.
6. Elija el objetivo a analizar.
a) Cuando la votación llegue a su fin, despegue de la pared las preguntas que tuvieron más voto y las pega en el mapa. La mayoría de las preguntas corresponden a un paso específico de la historia.
b) El Decisor, en base a la información colocada en el mapa elegirá el acontecimiento y cliente-usuario que se convertirá en el objetivo principal del resto del Sprint.
7. Presente “Demos Rápidos” sobre soluciones en otro ámbito.
a) Los miembros del equipo deberán hacer una lista de soluciones que ayuden a inspirarlos. Se puede buscar dentro o fuera del ámbito de trabajo, incluso en otro sector empresarial.
b) Tras unos minutos de reflexión, reducir la lista a dos soluciones más importantes por miembro. Cuando la lista de soluciones esté escrita en la pizarra, habrá llegado el momento de empezar las demos.
c) Las personas que hayan encontrado soluciones tendrán tres minutos para explicarle al resto del equipo qué tiene de fantástico. Es una buena idea cronometrar el tiempo. Por supuesto, pueden usarse portátiles, teléfonos móviles o cualquier otro dispositivo para llevar a cabo este ejercicio.
8. Bosquejo silencioso.
a) Cada miembro del equipo, de manera individual procederá, con la información obtenida de los “Demos rápidos” a elaborar su propia solución.
b) Elaborará un boceto con una idea bien sea con palabras, dibujos de cuadros o imágenes.
“Todos pueden escribir palabras, dibujar cuadros y expresar sus ideas con la misma claridad. Si no puede dibujar (o más bien, si cree que no puede dibujar), no se asuste. Mucha gente se preocupa por poner el lápiz sobre el papel, pero cualquiera, absolutamente cualquiera, puede esbozar una gran solución “. — Sprint book.
c) Cada boceto consistirá en un guion gráfico dividido en tres viñetas, que son notas adhesivas con dibujos, que mostrará la solución al objetivo seleccionado. Asegúrese de que sea suficientemente explicativo, fácil de entender a primera vista.
¿POR QUÉ DE MANERA INDIVIDUAL? … Algunas personas tienen la capacidad de persuadir a otros para que adopten su solución con una gran presentación (¡incluso si la idea es mala!). La selección de la solución final debe basarse en la calidad de la solución, no en el carisma del presentador. Para asegurar que la mejor idea gane cada vez, todos deben bosquejar sus ideas.
9. Elija la solución al Objetivo Planteado. Voto Silencioso. Decisión del “Decisor”.
a) Cada miembro del equipo debe colocar su boceto en la pared, en forma anónima y con un título atractivo para identificarlo. Todos deben usar el mismo papel y rotulador.
b) Entregue a cada miembro del equipo un grupo de pegatina para que vote las partes más interesantes del boceto. Esto se realizará de acuerdo con las siguientes reglas:
- No se habla.
- Se mira el boceto.
- Se pone un par de pegatinas en las ideas más brillantes.
- Sí se tiene alguna pregunta o no vemos algo claro, lo escribiremos en una nota adhesiva y la colocaremos debajo del boceto.
- Avance hasta el siguiente boceto y repetimos el proceso.
c) Se hará una evaluación veloz de cada boceto, narrando cada una de ella y resaltando las ideas que tienen más voto.
d) Se procede de nuevo a votar en silencio, en esta ocasión, puede ser un boceto completo o solo una idea de un boceto.
e) Cuando la votación llegue a su fin, El Decisor, en base a la información colocada en la pared, decidirá y elegirá la solución del objetivo principal seleccionado.
¿POR QUÉ el “Decisor”? … Al hacerlo, se limita la discusión interminable que rodea una decisión y permite que el equipo avance con confianza y rapidez. Como debería probar su solución mucho antes de que esté completamente desarrollada, ¡está bien si las decisiones no son perfectas!
10. Valide con 5 personas.
De acuerdo con pruebas realizadas a 1000 usuarios, el 85% de las posibles soluciones se revelan después de probar con SÓLO 5 personas. Evaluar la solución en más de 5 personas, produce rendimientos decrecientes.
Como habrán notado; la metodología es muy sencilla y se basa en integrar equipos multidisciplinarios motivados y orientados a Idear Soluciones Innovadoras a Grandes Problemas del Negocio. Este proceso tomará entre 2 a 3 días, dependiendo de la complejidad del problema o el desafío. Si desea avanzar un poco más con la creación de un prototipo del producto o servicio y validar de nuevo con los clientes-usuarios, requerirá de dos (2) díasadicionales tal como lo pauta la metodología de Design Sprint.
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Hasta mi próxima publicación …
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